Il controllo degli ingressi

Nella Scheda evento, nella parte «Funzioni aggiuntive», c'è la sezione «Controllo ingressi» con il suo interruttore. La barra della scheda ha la stessa voce, per saltarci. Con il piano Gratuito la sezione non c'è.

1. Accendi l'interruttore «Controllo ingressi». Compare l'interruttore dei biglietti digitali (vedi «Biglietti con QR»). Da evento pubblicato arrivano anche gli addetti all'ingresso (vedi «Gli addetti alla porta»), e dal primo ingresso il registro.
2. Pubblica l'evento. Finché è una bozza nessuno può confermare, e sotto vedi «Nessun ingresso da registrare».
3. Il giorno dell'evento, scrivi un nome nel campo di ricerca, da due lettere. Ignora maiuscole e accenti e cerca l'inizio di ogni parola: «mar ros» trova Marco Rossi. Trova anche gli accompagnatori, se i loro nomi sono scritti nel modulo. Se i risultati sono più di dieci, ti chiede di scrivere qualche lettera in più.

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4. Scegli la persona e falla entrare. Vedi se ha confermato, quanti sono nel gruppo, il tavolo in evidenza e se è già entrata. Per una persona sola premi «Segna come entrato». Per un gruppo scegli con − e + «Quante persone fai entrare adesso?» (di serie quelle che mancano) e premi «Fai entrare N persone».

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5. Guarda gli arrivi. Dal primo ingresso compare «Ingressi registrati»: ora, invitato, quante persone («+N») e chi le ha fatte entrare («Validato da», che per te è «Tu, dalla scheda»). Puoi cercare un nome ed «Esporta CSV». Fra i numeri della Scheda compare «Entrati», e nelle Risposte RSVP la colonna «Check-in».

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6. Se non vuoi stare alla porta, crea un link per chi ci sta: vedi «Gli addetti alla porta».

Spegnendo l'interruttore, se ci sono biglietti accesi o addetti attivi, ti chiede «Spegnere il controllo ingressi?» e poi «Spegni»:

• si spengono anche i biglietti digitali: chi li ha già ricevuti li tiene, ma alla porta non si potranno più scansionare;
• i link degli addetti smettono di funzionare finché non riaccendi il controllo;
• gli ingressi già registrati restano nel registro, e il numero «Entrati» con loro.

• Si può far entrare solo chi ha confermato. Se trovi un incerto o chi ha declinato, il riquadro te lo dice e non c'è il pulsante per farlo entrare: lo risolvi cambiando la sua risposta nelle Risposte RSVP.
• Col solo nome, chiunque può dire un nome. Se i posti sono contati o non conosci chi arriva, accendi anche i biglietti.
• Il tavolo compare accanto al nome, scritto come «7 · Glicine», per chi è atteso. Lo vedi anche con «Mostra agli invitati» spento: il tavolo alla porta è per chi lavora, non per gli invitati.
• Un gruppo può arrivare a pezzi. Se è già entrato in parte, vedi «Di questo gruppo sono già entrate N persone». Se è tutto dentro leggi «Già entrati tutti e N» (o «Già entrato») e, se ne arriva uno in più, «Ne è arrivato un altro». In quel caso il conteggio dei presenti sale oltre quello dichiarato.
• Un ingresso registrato resta nel registro, e non si annulla da qui. Se segni almeno un ingresso, l'email di ringraziamento dopo l'evento va solo a chi è entrato; se non ne segni nessuno, va a chi ha confermato.
• Mentre l'evento è in corso (da mezza giornata prima a mezza giornata dopo) il registro si rilegge da solo ogni 30 secondi, così vedi anche gli ingressi segnati dagli addetti.