Avvisa ognuno del suo tavolo

Menu a sinistra dell'evento › Tavoli, in alto a destra:

• il pulsante che dice se i tavoli sono «Visibili agli invitati» o «Nascosti agli invitati»: apre il menu con l'interruttore «Mostra agli invitati», «Cosa vedono gli invitati» e «Con chi siedono»;
• il menu «Condividi», con la voce «WhatsApp «Il tuo tavolo»»: si accende con i tavoli mostrati e l'invito pubblicato;
• sopra i tavoli, la riga con il pulsante «Avvisa», quando c'è qualcuno da avvisare.

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1. Prepara i tavoli e controlla che l'invito sia pubblicato (vedi «Metti le persone ai tavoli»).
2. Accendi «Mostra agli invitati», dal pulsante «Nascosti agli invitati». Il menu resta aperto su «Cosa vedono gli invitati» e, chiuso quello, se c'è qualcuno da avvisare e l'invito è pubblicato, la finestra «Gli invitati vedono il loro tavolo»: ti dice quanti invitati avvisi per email, quanti su WhatsApp e quanti restano senza recapiti. A destra vedi l'email com'è davvero, con «Personalizza» per cambiarne i testi nella pagina Email.

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3. Manda le email. Premi «Manda l'email» (o «Manda N email»). Non parte niente finché non premi. Con «Non ora» chiudi: il tavolo si vede lo stesso nel link di ognuno, e l'email la mandi quando vuoi dalla riga «Avvisa»: è la stessa finestra, che da lì si chiama «Avvisa gli invitati del loro tavolo».
4. Scrivi su WhatsApp a chi non ha l'email. Premi «Prepara i messaggi WhatsApp» (o «Condividi» › «WhatsApp «Il tuo tavolo»» in alto, che li apre anche quando non c'è nessuno da avvisare): per ogni persona «Invia» apre WhatsApp con il messaggio già scritto e il link alla sala. Il testo lo cambi nella stessa finestra. Dopo l'invio lo vedi come «già inviato»; se non l'hai mandato davvero, «Non l'ho mandato» lo rimette da avvisare.
5. Chi non ha né email né telefono compare fra i «senza recapiti»: diglielo tu. Per un cliente o per gli sposi puoi scegliere «Li mandi tu» oppure lasciare che i messaggi li mandino loro dalla loro pagina (vedi «I messaggi WhatsApp dagli sposi»).

Chi ha confermato e ha un tavolo apre il proprio link personale (quello della Lista invitati, o quello che riceve dopo aver risposto) e trova subito sotto la copertina la sezione «Il tuo tavolo», o «Il vostro tavolo» se viene accompagnato. Vede un cartoncino col numero grande e il nome del tavolo, e «Vedi dov'è nella sala» apre la pianta con il suo tavolo evidenziato. Vede solo il suo: degli altri tavoli escono forma e posizione, mai numeri o nomi, tranne il tavolo d'onore, che resta come punto di riferimento. Le note non escono mai.

Il link dell'email apre direttamente la sala. Chi ha disdetto, o non ha ancora un tavolo, non vede niente, e a evento finito la sezione non c'è più. La ricerca per nome e il QR del tableau sono un'altra strada: vedi «Trova il tuo tavolo».

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• Avvisa solo chi ha confermato e siede a un tavolo. Non partono avvisi a chi ha disdetto, a chi ha risposto «forse», a chi non ha un tavolo né a chi è fuori lista. Una risposta riceve una sola email, anche se viene con accompagnatori.
• Se sposti qualcuno, il tavolo nel suo link cambia subito. L'email già mandata non si richiama: dice che il tavolo può ancora cambiare e porta sempre a quello aggiornato. Sopra i tavoli compare «N invitati sono stati spostati dopo l'ultimo avviso» e con «Avvisa» riavvisi solo loro.
• Anche cambiare il numero o il nome di un tavolo conta. Se rinumeri i tavoli dopo l'avviso, chi li ha letti con i numeri vecchi torna da avvisare. Chi ha già l'avviso giusto non lo riceve due volte.
• Per mandare gli avvisi servono l'invito pubblicato e i tavoli mostrati. L'email porta alla sala nell'invito: con l'invito in bozza non avrebbe dove portare, e la finestra degli avvisi non si apre.
• Il tavolo è anche sul biglietto e alla porta. Se hai i biglietti con QR, a tavoli mostrati il tavolo è scritto sul biglietto di chi ha confermato. Chi controlla gli ingressi lo vede accanto al nome, per esempio «7 · Glicine», anche se «Mostra agli invitati» è spento: l'addetto non è un invitato.
• Spegnere si può sempre. Anche se il piano è tornato al Gratuito, l'interruttore si spegne.