Metti le persone ai tavoli

Menu a sinistra dell'evento › Tavoli › linguetta «Elenco». A sinistra c'è la colonna «Da sistemare», a destra le schede dei tavoli, ognuna con la piantina dei posti e il conto (per esempio «6 su 8»). In alto, i tre numeri: sistemati, da sistemare, posti liberi. Sopra le schede ci sono la ricerca «Cerca un nome» e i filtri.

I tavoli si disegnano nella Sala: vedi «Disegna la sala». Da «Elenco» puoi anche premere «Aggiungi tavolo».

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1. Guarda chi c'è in «Da sistemare». Prima i confermati; sotto, in «Da confermare», chi ha risposto «forse» e chi non ha ancora risposto (con il bordo tratteggiato), perché tengono il posto finché non decidono. Chi ha disdetto non compare.
2. Trascina un nome su un tavolo. Si sposta la risposta intera: «Anna Rossi + 2» occupa tre posti, tutti allo stesso tavolo. Mentre trascini, il tavolo ti dice se c'è ancora spazio. Se lasci un nome sopra un altro, i due si scambiano di tavolo («Scambia»), se a tutti e due i tavoli i posti bastano; se no il nome va lo stesso al tavolo dell'altro, oltre i posti, e la fascia «cose da controllare» te lo segnala. Dal telefono tocchi un nome e scegli il tavolo; «Da sistemare» è un cassetto in basso. Per cercare, «Cerca un nome» e i filtri «Gruppo», «Menù» e «Allergie» (se hai creato dei gruppi e se il modulo chiede menù e allergie) lasciano in vista solo le persone che cerchi; «Posti liberi» lascia solo i tavoli dove c'è ancora posto. «Colora per» colora i posti per Gruppo, Menù (se il modulo chiede il menù) o Risposta, anche nella Sala; riaprendo la pagina torna a Gruppo.
3. Apri un tavolo cliccando il suo nome o la sua piantina, in cima alla scheda: vedi chi ci siede, puoi aggiungere persone da «Da sistemare» o toglierle con la X (tornano in lista). Con «Fatto» chiudi.
4. Se una famiglia deve dividersi, per esempio i bambini al tavolo dei bambini, apri il tavolo e premi «Dividi»: ogni persona diventa un posto a sé e puoi metterla dove vuoi. Se un accompagnatore non ha nome, scrivilo con «Scrivi il nome»: così avrà la sua riga nel tableau, sul segnaposto e sul badge. «Riunisci» rimette tutti insieme.

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5. Aggiungi chi siede ma non è in lista, come gli sposi, il fotografo o la wedding planner: nel tavolo premi «Qualcuno fuori lista», scrivi il nome e premi Invio. Occupa un posto, si sposta come gli altri e può avere gruppo, menù e allergie scritti da te. Al tavolo d'onore, finché non ci siede nessuno fuori lista, la pagina chiede «Gli sposi siedono qui?» («Chi festeggia siede qui?» fuori dai matrimoni), con i nomi già pronti.
6. Raggruppa le persone, se ti aiuta. In fondo a «Da sistemare», «Crea i gruppi» (poi «Gestisci i gruppi») dà un nome e un colore ai gruppi, per esempio «Parenti dello sposo» o «Colleghi», fino a 30 per evento. Con «Assegna ai gruppi» scegli il gruppo, spunti le persone e le assegni in blocco.
7. Per una cena dove il posto non conta, premi «Sistema tutti» in cima a «Da sistemare» (se è l'unico pulsante, si chiama «Sistema tutti ai tavoli»). Il primo clic chiede conferma, il secondo mette ai tavoli tutti i confermati ancora da sistemare. Se ci ripensi, «Annulla» nell'avviso. «Rimuovi tutti» fa il contrario.

• Il gruppo colora i posti nella Sala e nell'Elenco. Gli stessi gruppi servono anche nella Lista invitati: vedi «Gruppi di invitati». Togliendo un gruppo, chi ci stava resta senza gruppo.
• La pagina si aggiorna con le risposte. Se una persona disdice o cambia gli accompagnatori, non sparisce in silenzio: sopra l'Elenco compare una fascia gialla, «N cose da controllare», e ogni voce porta al tavolo giusto.
• Cosa segnala la fascia. Un tavolo con più persone che posti («Tavolo 4 ha 9 persone su 8 posti»); chi ha disdetto ma è ancora seduto; chi ora ha meno accompagnatori ma ha ancora i posti divisi; chi risulta a due tavoli (resta quello della risposta); menù e allergie di una famiglia divisa ancora da distribuire sui posti; le allergie presenti. Non sposta mai nessuno da sola: decidi tu.
• «Sistema tutti» non è una disposizione intelligente. Riempie i tavoli in modo uniforme (60 persone su 8 tavoli da 10 fanno 7 o 8 per tavolo) e tiene insieme famiglie e gruppi, ma non sa chi va d'accordo con chi. Non tocca chi è già seduto né il tavolo d'onore, e non supera mai i posti. Se qualcuno non ci sta, resta in «Da sistemare» e l'avviso ti dice quanti tavoli aggiungere. «Forse» e chi non ha risposto non vengono sistemati.
• Si assegna il tavolo, non la sedia. Non c'è il posto preciso a tavola.
• Chi è fuori lista compare nelle stampe, ma non riceve mai email né avvisi.

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