Lista invitati del matrimonio: il modello da scaricare

Quasi tutte le coppie cominciano da un foglio Excel. È la scelta giusta: si scrive in fretta, si ordina, si condivide con il partner e con chi aiuta. Il problema arriva dopo, quando il foglio cresce per aggiunte e nessuno sa più dire quante persone ci sono davvero, chi ha ricevuto l'invito e chi ha risposto. Qui trovi un modello gratuito già pronto, e come usarlo bene.

Scarica il modello della lista invitati (Excel). Si apre anche con Google Fogli e con Numbers.

Cosa c'è nel modello

Il file ha tre fogli. «Come si usa» spiega le colonne in poche righe. «Invitati» è la lista vera e propria, con un menù a tendina dove serve. «Riepilogo» si aggiorna da solo e ti dice le cose che conti di continuo: quante persone ci sono in lista, quante hanno confermato, quante aspetti ancora, divise per gruppo e per menù.

Le colonne del foglio «Invitati» sono queste:

• Nome e Cognome. Per una famiglia basta il nome di chi la rappresenta: «Famiglia Rossi», o il nome dello zio.
• Gruppo: famiglia della sposa, amici dello sposo, colleghi. Serve a non dimenticare nessuno e, più avanti, a fare i tavoli.
• Priorità: A per chi deve esserci, B per chi inviteresti se c'è posto.
• Adulti e Bambini: quante persone conta quella riga.
• Email e Cellulare, per raggiungere ognuno nel modo giusto.
• Invito e Canale: l'invito è partito? Su WhatsApp, per email, di carta, a voce?
• Risposta: sì, no, forse, in attesa.
• Menù, Allergie e Tavolo, che serviranno al catering e alla sala.
• Note, per tutto il resto.

Come riempirlo senza dimenticare nessuno

Parti dai gruppi, non dai nomi. Scrivi i gruppi uno dopo l'altro e, per ognuno, tutti i nomi che ti vengono in mente, senza filtrare. Il taglio arriva dopo. Se la lista la fate in due, scrivetene due separate e poi unitele: i nomi in comune saltano all'occhio e i doppioni si tolgono subito.

Conta le persone, non le righe. Una famiglia di quattro è una riga sola, ma occupa quattro posti a tavola: per questo ci sono le colonne «Adulti» e «Bambini», e il riepilogo somma quelle, non le righe.

Usa la lista B. Se i posti sono contati, segna con la B chi inviteresti volentieri ma non per forza. Quando arrivano i primi no, sai già chi chiamare, e il riepilogo ti dice quanti posti si sono liberati.

Per le regole su accompagnatori e bambini, e per tenere la lista in ordine nel tempo, c'è un articolo dedicato: la lista degli invitati: come prepararla e tenerla in ordine.

Tieni separati «invitato» e «ha risposto»

È l'errore più comune: si segnano solo i sì. Dopo qualche settimana non sai più se chi manca non ha risposto o non ha mai ricevuto l'invito. Nel modello sono due colonne diverse apposta: «Invito» dice se è partito, «Risposta» cosa ti hanno detto. Il riepilogo conta anche le righe con l'invito non ancora partito, così te ne accorgi prima della scadenza.

Con Google Fogli, in due

Se volete lavorarci in due, o con chi vi aiuta, caricate il file su Google Fogli: da sheets.google.com scegli «File», poi «Importa» e «Carica». Restano i menù a tendina e i conti del riepilogo, e ognuno vede le modifiche dell'altro. Un consiglio: decidete chi tiene la lista. Due persone che aggiornano le risposte nello stesso momento sono il modo più rapido per perdere il conto.

Quando il foglio non basta più

Il foglio funziona finché le risposte le segni tu. Il giorno in cui partono gli inviti, però, cominciano ad arrivare da ogni parte: messaggi, vocali, telefonate, un «ci saremo!» detto al bar. Ricopiarle tutte, a mano, è il lavoro che ruba più tempo.

Su Partecipo la lista non si ricopia. Nel foglio «Invitati» scegli «File», poi «Salva con nome» e il formato «CSV UTF-8» (con Google Fogli: «File», «Scarica», «Valori separati da virgole»). Poi, nella Lista invitati dell'evento, premi «Aggiungi», «Una lista invitati» e «Carica file CSV»: Partecipo riconosce le colonne Nome, Cognome, Email, Cellulare e Gruppo, e prima di importare ti mostra un'anteprima, con segnati i contatti già presenti. Le colonne che non gli servono le ignora.

Da lì ogni invitato ha un link personale: chi lo apre trova il suo nome già scritto, e la risposta si collega alla sua riga. Accanto a ogni nome vedi se l'invito è partito e se ha risposto, e i Tavoli partono dai gruppi che hai già scritto nel foglio.

Per cominciare

Il modello è gratuito e resta tuo: usalo anche se non userai mai Partecipo. Se vuoi tutte le risposte in un posto solo, registrate e in ordine, su Partecipo l'invito e la lista sono gratis fino a 50 persone confermate; per un matrimonio più grande il Singolo Evento sblocca tutto su quel matrimonio, una volta sola, e non scade. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.