Cena di Natale aziendale: l'invito, le iscrizioni e chi viene

La cena di Natale è l'evento aziendale più semplice sulla carta: un ristorante, una sera, i colleghi. Poi arrivano le tre settimane di «vieni?», «porti qualcuno?», «sei vegetariano?», i nomi segnati su un foglio che gira per l'ufficio e il numero da dare al ristorante che cambia ogni giorno. Ecco come organizzarla con meno messaggi e nessuna sorpresa al tavolo.

Prima la data, poi l'invito

A dicembre i locali si riempiono presto, e i venerdì prima di Natale sono i primi a sparire. Conviene bloccare il posto tra ottobre e metà novembre, e mandare l'invito tre o quattro settimane prima: abbastanza presto perché nessuno abbia già un altro impegno, abbastanza vicino perché non se ne dimentichi.

Se la data non è ancora decisa, non serve un giro di email per trovarla. Puoi proporre due o tre serate e lasciare che siano i colleghi a scegliere. In Partecipo lo fai con la sezione «Sondaggio data», disponibile su tutti i piani: ognuno vota le sere in cui è libero e tu vedi subito quale va bene a più persone. Con Plus o Singolo Evento il sondaggio può essere «a 2 fasi»: prima si vota, poi la data più votata diventa quella dell'evento e l'invito si completa da solo (con un pareggio o pochi voti, la scegli tu).

Cosa scrivere nell'invito

Chi lo apre deve capire in pochi secondi le cose che contano. Oltre a data, ora e indirizzo:

• chi è invitato: solo i dipendenti, anche i collaboratori, anche i compagni e le compagne;
• chi paga: offre l'azienda, oppure c'è una quota, e quanto;
• come si arriva: parcheggio, mezzi, a che ora conviene partire dall'ufficio;
• cosa succede durante la serata: il brindisi, due parole del titolare, un'estrazione o lo scambio dei regali;
• entro quando rispondere.

Sul tono, una cena di Natale può permettersi di essere calda e un po' leggera, senza le formule di una circolare. Un modello natalizio aiuta: fra quelli aziendali della libreria di Partecipo c'è «Natale», pronto da riempire, e con Plus o Singolo Evento il logo dell'azienda compare in copertina. Il programma della serata, le informazioni pratiche e le domande frequenti sono sezioni che aggiungi su ogni piano.

Il modulo di risposta: poche domande, quelle giuste

Il modulo è il posto dove raccogli tutto quello che servirà al ristorante. Prima di aggiungere una domanda, chiediti chi userà quella risposta.

• Il menù, se il locale fa scegliere: carne, pesce, vegetariano.
• Allergie e intolleranze: è la domanda che non deve mancare mai.
• L'accompagnatore, solo se è previsto. Se non lo è, scrivilo chiaramente nell'invito.

In Partecipo queste domande le aggiungi tu, a scelta singola, multipla, sì o no o testo libero; «Allergie / intolleranze» è già pronta. Con il piano gratuito ne aggiungi due, con Plus o Singolo Evento quante ne servono. Gli accompagnatori si impostano nel modulo: quanti al massimo può portarne ogni invitato.

Posti contati e chi si decide all'ultimo

Il ristorante ha un numero di coperti, e il numero definitivo di solito lo chiede qualche giorno prima. Fissa la scadenza per rispondere una settimana o dieci giorni prima della cena: ti resta il tempo per recuperare chi è in ritardo senza rincorrere nessuno l'ultimo giorno.

In Partecipo la scadenza compare sull'invito come «Rispondi entro il…», e dopo quella data il modulo si chiude. Con Plus o Singolo Evento puoi accendere i promemoria automatici, che partono per email, una volta sola, a chi è nella lista invitati e non ha ancora risposto, e fissare un numero massimo di partecipanti: a posti esauriti scegli se chiudere il modulo o aprire una lista d'attesa, e chi aspetta riceve un'email quando si libera un posto. Con ogni piano puoi riscrivere su WhatsApp a chi manca, dalla lista invitati, con il messaggio già pronto.

I tavoli e i segnaposto

A una cena aziendale il posto conta meno che a un matrimonio, ma una tavolata lunga dove ognuno si siede dove capita lascia spesso i nuovi arrivati tutti in fondo. Due accorgimenti: mescolare i reparti, e mettere a ogni tavolo almeno una persona che conosce tutti.

Con i Tavoli di Partecipo disegni la sala del ristorante e, se non vuoi decidere uno per uno, premi «Sistema tutti ai tavoli»: i confermati vengono seduti in proporzione, con chi è venuto insieme allo stesso tavolo. Con Plus o Singolo Evento ognuno trova il suo tavolo nel proprio invito; dalle Stampe escono il tableau e i segnaposto con i nomi: l'anteprima la vedi con ogni piano, il PDF da stampare è con Plus o Singolo Evento. Disegnare la sala e sistemare le persone è gratis.

Due idee per la serata

• Il regalo di gruppo, per esempio per chi va in pensione: con la sezione «Cassa comune» indichi la quota e come versarla, IBAN, un link o i contanti. Partecipo non incassa niente, mostra solo le informazioni, e di serie le vede solo chi è nella lista invitati.
• Il ritorno a casa: dopo un brindisi è meglio non guidare. La sezione «Passaggi in auto» fa incontrare chi ha un posto libero e chi lo cerca, divisi per zona.

Il giorno dopo

Una cena riuscita lascia foto sparse in venti telefoni. Con l'album dell'evento le raccogli tutte in un posto: il giorno dopo chi ha confermato riceve il link per email, carica le sue dal telefono senza registrarsi e ritrova quelle di tutti gli altri. Con il piano gratuito l'album resta aperto 15 giorni. Con Plus o Singolo Evento può partire anche un'email di ringraziamento automatica.

Per cominciare

Per un ufficio fino a 50 persone, accompagnatori compresi, basta il piano gratuito: invito, modulo di risposta, sondaggio della data, tavoli e album. Promemoria automatici, inviti per email, posti limitati, logo e stampe in PDF sono in Plus e nel Singolo Evento, che sblocca tutto su un evento solo. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.