Evento aziendale: dall'invito all'ingresso con il QR

Una convention, il lancio di un prodotto, una cena di gala con clienti e partner. Il formato cambia, ma il lavoro dietro è simile: far sapere chi è invitato, capire chi viene, preparare la sala e, il giorno stesso, far entrare le persone giuste senza intoppi. Ecco come impostarlo, dall'invito alla porta.

Prima dell'invito: decidi cosa ti serve sapere

Il modulo di risposta è il momento in cui raccogli le informazioni che userai nelle settimane successive. Conviene sceglierle prima, partendo da una domanda semplice: che cosa farò con questo dato?

• Azienda e ruolo, se prepari badge o segnaposto, o se vuoi sapere chi incontrerai.
• Esigenze alimentari: allergie, intolleranze, menù vegetariano, da passare al catering.
• Accompagnatori, solo se sono previsti. Meglio dirlo chiaramente nell'invito.
• Sessioni o workshop, se la giornata ha momenti a scelta.

Ogni domanda in più è un motivo in più per rimandare la risposta. Se un dato non serve a nessuno, non chiederlo.

In Partecipo queste domande le aggiungi tu al modulo di risposta: testo breve, scelta singola o multipla, sì o no, anche obbligatorie. Alcune sono già pronte, come «Allergie / intolleranze». Con il piano gratuito ne aggiungi due, con Plus o Singolo Evento tutte quelle che servono.

Un invito chiaro, con il programma della giornata

Chi riceve un invito aziendale deve capire in pochi secondi quattro cose: che cos'è, quando, dove, entro quando rispondere. Il resto viene dopo.

Se la giornata ha più momenti, il programma è la parte che verrà letta di più. Indica orari, titoli degli interventi e gli spostamenti tra sale o sedi, lasciando qualche minuto di respiro tra un intervento e l'altro. Aggiungi anche le informazioni pratiche che altrimenti ti chiederanno al telefono: parcheggio, dress code, come si accede alla sede, a chi rivolgersi.

Sul tono, molti scelgono una via di mezzo: cortese e diretto, senza le formule di una circolare interna. Il logo in copertina fa riconoscere subito chi invita; sull'invito di Partecipo si mostra con Plus o Singolo Evento, mentre programma, informazioni utili e domande frequenti sono sezioni che aggiungi su ogni piano.

La scadenza per le risposte va fissata pensando ai fornitori: di solito sala e catering chiedono i numeri definitivi qualche giorno prima, quindi conviene chiudere con un po' di margine.

Quando i posti sono contati

Una sala ha una capienza, una cena un numero di coperti. Se gli invitati sono più dei posti, decidi prima che cosa succede quando si riempie: chiudi le iscrizioni oppure apri una lista d'attesa.

La lista d'attesa è utile soprattutto negli eventi aziendali, dove qualche disdetta negli ultimi giorni arriva quasi sempre. Chiedi agli invitati di avvisare se non possono più venire: è una cortesia verso chi aspetta.

Con Plus o Singolo Evento fissi il numero massimo di partecipanti e scegli cosa fare a posti esauriti: chiudere il modulo, aprire la lista d'attesa o lasciarlo aperto. Chi è in lista riceve un'email quando si libera un posto, e sull'invito puoi mostrare quanti posti restano.

All'ingresso: un biglietto con il QR per ogni confermato

Il momento più delicato è l'arrivo: tutti insieme, nei primi minuti, davanti a un tavolo con un elenco stampato da scorrere a mano. Un controllo veloce cambia l'accoglienza.

Con i biglietti digitali di Partecipo, inclusi in Plus e nel Singolo Evento, ogni invitato che conferma riceve per email un biglietto con il QR e un codice, valido anche per i suoi accompagnatori. All'ingresso lo controlli tu dalla pagina dell'evento, oppure affidi la porta a un collega o a una hostess:

• gli mandi un link personale, anche su WhatsApp, e non gli serve un account;
• inquadra il QR con il telefono, o scrive il codice, e vede subito se la persona ha confermato e in quanti sono;
• non vede mai email né numeri di telefono degli invitati;
• puoi revocare il suo accesso in qualsiasi momento.

Sulla pagina del controllo c'è il contatore delle persone entrate, che si aggiorna ogni venti secondi. Tu ritrovi l'elenco degli ingressi con l'ora e il nome di chi li ha registrati.

Qualche accorgimento: prova la scansione prima dell'apertura con un biglietto di prova, verifica che all'ingresso ci sia una buona connessione e tieni comunque un elenco di riserva. Se gli ingressi sono più di uno, crea un accesso per ogni addetto: saprai chi ha fatto entrare chi.

Gli elenchi, il grazie e i clienti

Qualche giorno prima dell'evento ti servirà l'elenco definitivo: per i badge, per il catering, per i tavoli. Le risposte sono tutte in un posto, divise tra confermati, incerti e declinati, e si esportano in un file CSV scegliendo le colonne: per il ristorante, per esempio, bastano i nomi e le risposte su allergie e menù. L'esportazione è inclusa anche nel piano gratuito.

A evento concluso, un ringraziamento breve lascia un buon ricordo. Con Plus o Singolo Evento può partire un'email di ringraziamento automatica; con i biglietti attivi arriva solo a chi è entrato davvero.

Se organizzi per un cliente

Agenzie e planner che lavorano per un'azienda possono abbinare l'evento al cliente: puoi mostrare il suo logo sull'invito e nelle email, e il suo nome come mittente. Al cliente mandi il link di una pagina in sola lettura con l'andamento delle risposte: la apre senza account e scegli tu che cosa vede. Anche questo con Plus o Singolo Evento.

Per cominciare

Su Partecipo prepari l'invito e raccogli le risposte anche con il piano gratuito, fino a 50 persone confermate. Biglietti con il QR, controllo degli ingressi, logo, posti limitati e invio degli inviti per email sono in Plus e nel Singolo Evento, che sblocca tutto su un evento solo. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.